SOX法時代のセキュリティ体制へ…BtoB取引における統制活動(4/9)

日本版SOX法に適用する、より安全性の高いシステム構築に向けての対策、
第24回目です。

本シリーズは、BtoB取引における統制活動に関して解説しております。
毎回紹介する統制活動から、あなたの会社の各業務プロセスに対するITによる
統制環境を検討していただきたいと考えています。

さて今回は、支払管理に関する統制活動にフォーカスを当てましょう。

支払管理業務とは、仕入先からの請求に基づいて仕入先に代金を支払う業務で
す。実際に現金を扱うため、一般的に不正の問題が発生する可能性が高い業務
と言えます。それでは早速、支払管理に潜むリスクと必要な統制活動を具体的
に解説していきます。

■支払管理における想定リスクは下記の3つが想定できます。

• 請求額以上の支払い（または二重支払い）を行うリスク
• 発注していない（あるいは納品されていない）商品の請求に対して
  支払いを行うリスク
• 仕入先とは異なる企業に支払いを行うリスク

支払管理におけるリスクは、企業のキャッシュフローに直結して甚大な影響を
及ぼす可能性があります。このようなリスクが資金ショートを招き、最悪の場
合、倒産というケースも想定できます。支払管理の不正を防止し、リスク発生
の可能性を低減させる統制活動の実施が必要です。

■支払管理における統制活動

前述のようなリスクを軽減させる統制活動として、
3つの具体例をあげることができます。

1. 関連情報との照合

仕入先からの請求内容を確認するために、担当部署は必ず自社の発
注データと検収データの照合を行うことが必要です。発注データは発注
管理業務の結果であり、検収データは検収管理業務の結果です。
　2つの業務との整合性を確認することで、請求内容を確認できます。
ここで重要なのは、発注管理、検収管理ともに同様の統制活動が実施
されていることです。統制活動は部分的な実施では効果がありません。
関係性の高い業務プロセス全体に実施することが大切です。

2. 職務の分離

請求書を確認して経理処理を行う担当者と、支払いを行う担当者との
分離が必要です。統制活動に積極的な企業が採用している方法として、
支払窓口担当者が請求書を受け取り、出納担当者が振り込みを行う、
というやり方があります。職務を分離させることで、相互抑止が働き不
正防止につながります。

3. 請求書への済印

二重支払い防止を目的に、支払処理された請求書に「済印」を押印し
たり、穴を開けるなどの作業を徹底する必要があります。これにより、
同一請求書での多重請求防止が可能になります。

企業のキャッシュフローに直結する業務だけに、統制活動の実施は必須。
企業活動を安定して継続するためにも、基本基盤として統制活動の実施を
おすすめします。

さて、あなたの企業は大丈夫でしょうか。
ひとつひとつ確実にリスクチェック・制度を整備することで、
強固な内部統制を確立してください。もちろん、Dr.Qもしっかりお手伝いします。

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