SOX法時代のセキュリティ体制へ…BtoB取引における統制活動(3/9)

SOX法時代のセキュリティ体制へ…BtoB取引における統制活動(3/9)

日本版SOX法に適用する、より安全性の高いシステム構築に向けての具体的な
対策、連載第23回目。本シリーズのテーマは、BtoB取引における統制活動です。

さて今回は、検収管理に関する統制活動についてです。
検収管理とは、納入品が発注内容に合っているかを検査する業務を意味します。
検収が完了すると、仕入先に費用を支払うことになります。
言い換えれば、検収とは商品に関する責任が仕入先から自社へ移る分岐点です。
それだけに、商品の品質、種類、数量などに関して念入りにチェックすることが、
リスクマネジメントの面からも極めて重要になります。
それでは、検収管理に関するリスクの確認と、必要な統制活動について
解説していきましょう。

■検収管理における想定リスクは下記の3つが想定できます。
◎発注していない商品を受け入れてしまうリスク
◎仕入先の納品ミス(商品の取り違えなど)を発見できないリスク
◎検収の結果、返品が必要であるにも関わらず放置されてしまうリスク

上記のリスクが原因で、得意先に誤った商品を出荷してしまったり、
不要な在庫が増えてしまったり、仕様に合わない材料で製品を製造して
しまうなどのケースが想定できます。

結果、取引先との信頼関係を悪化させるという可能性も否定できません。
また、検収後に瑕疵(かし　※傷や品質上の問題)による問題が発覚した場合、
保証期間内なら返品できるという契約が多く見受けられますが、
期間が過ぎれば追加費用を支払う必要があります。

瑕疵がある商品は即座に返品し、仕入先の瑕疵担保責任を問えるように
検収体制を整備することが重要です。

■検収管理における統制活動
前述のようなリスクを軽減させる統制活動として、
3つの具体例をあげることができます。

1：関連情報との照合
重要なのは、仕入先の納品データと、自社の発注データの2つを照合させながら検
収業務を進めることです。
照合によって発注した通りの数量、種類で納入されているかを確認できます。

2：職務の分離
商品発注部門と、検収業務担当部署を明確に分離させることが重要です。
これにより相互抑制が働き、つねに高い検収精度を維持できます。
また、架空発注や架空検収などの不正行為の抑止にもつながります。

3：方針の明確化
瑕疵がある商品が確実に返品されるように、自社の統一ルールを明確にすることが
重要です。

◎返品商品は専用の保管場所を設ける
◎検収後3営業日以内に返品を行う

検収管理に厳格な統制活動を導入することで、企業のリスクマネジメントは
確実にレベルアップします。不正行為も抑止できます。
企業価値を維持させるためにも、非常に重要な基盤と言えるでしょう。

さて、あなたの企業は大丈夫でしょうか。
ひとつひとつ確実にリスクチェック・制度を整備することで、強固な内部統制を確
立してください。
もちろん、Dr.Qもしっかりお手伝いします。
次回は、「支払管理における統制活動」に関して解説します。
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