SOX法時代のセキュリティ体制へ…BtoB取引における統制活動(2/9)

日本版SOX法に適用する、より安全性の高いシステム構築に向けての
具体的な対策、第22回目です。

今シリーズでは、BtoB取引における統制活動を解説していますが、さて今回は、
発注管理に対する統制活動に関して解説しましょう。

発注管理は、仕入先に対して商品を注文し、購買プロセスを形成する重要な業務
です。そのため、仕入先名をはじめとして、商品の種類、数量、そして納期など
の情報を適切に管理することが要求されます。それでは、発注管理において、ど
のようなリスクが存在して、どのような統制活動が必要なのか、具体的に解説す
ることにしましょう。

■発注管理における想定リスク

下記の4つのリスクを想定できます。
◎発注のタイミングが遅れて、納期に間に合わないリスク
◎品質の悪い商品や価格の高い商品を購入してしまうリスク
◎必要以上に商品を購入した結果、余剰を廃棄することで発生する損失リスク
◎従業員の個人利用やキックバック等、不適切な購入依頼が行われるリスク

過大な発注による過剰在庫の発生や不当に高額な商品の購入は、企業の損失に
直結します。これまでにも、過剰在庫が要因で倒産した企業も少なくありません。
また発注管理は支払いにつながる業務のため、一般的に不正などの問題が発生
する可能性が高い業務と言われています。

■発注管理における統制活動

前述のようなリスクを軽減させる統制活動として、下記の3つをあげることができます。

1：業務の分離

発注を依頼する部門と実際に発注を行う部門を分離することが重要です。
発注する商品種類や数量を購入依頼部門が決定し、それを受けて、
購買部門（管理部門）が仕入先と価格交渉を行って発注する方法です。
これにより、発注内容の妥当性が客観的に随時確認できます。
また相互牽制の効果が生まれ、不正行為の抑止にもつながります。

2：業務(人材)のローテーション

発注管理業務の担当者を一定期間でローテーションさせる方法も有効です。
仕入先との癒着防止につながります。

3：管理者による承認

発注を依頼する部門、また発注を行う部門の双方の管理者が、発注内容に
関して毎回承認することを、発注業務のプロセスに組み込むことも重要です。
管理者は、以下の2点から承認を行います。

■発注内容は妥当か（仕入先、数量、金額）
■相見積りをとるなど、適正な手続きが行われているか

4：発注情報の管理

発注情報を適切に処理するため、情報システムを有効活用して発注情報を
管理することも重要です。

■新規の発注を随時記録する
■検収時に消し込みを行う　など

つい先日も、某企業の社員によるキックバックを目的とした不正発注が
報道されました。こうした一社員の不正行為が、企業に甚大な損害をもたらすことは
明らかです。統制活動は、企業価値の維持につながる重要な基盤。
仕入先管理において、より厳格な統制活動を行っていくことが、今後
多くの企業に求められることは確実です。

さて、あなたの企業は大丈夫でしょうか。
ひとつひとつ確実に整備することで、強固な内部統制を確立してください。
もちろん、Dr.Qもしっかりお手伝いします。

次回は、「発注管理における統制活動」に関して解説します。
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