SOX法時代のセキュリティ体制へ…BtoB取引における統制活動(1/9)

日本版SOX法に適用する、より安全性の高いシステム構築に向けての具体的な対策、第21回目です。

前回からスタートした、BtoB取引における統制活動。まず今回は、仕入先管理に関する統制活動に関して解説することにしましょう。

　多くの企業にとって、商品の仕入は生命線。通常、BtoBビジネスでは継続的に、また反復的に取引が行われています。そのため、仕入先に関して一定の情報を常時管理していくことが、リスク管理の面から非常に重要になります。それでは、具体的にどのようなリスクが存在して、どのような統制活動が必要なのか、具体的に解説することにしましょう。

■仕入先管理における想定リスク

具体的に、下記の2つのリスクを想定できます。
◎仕入先の経営状況や事業内容を把握していないため、不法行為などの不適切な取引に関わってしまうリスク
◎仕入先に適切な商品提供能力が無いため、必要な商品の仕入れができないリスク

例えば有害物質が含まれた海外生産品を仕入れてしまい、企業の信用を損なう恐れがあります。また仕入れの遅れによって自社の業務にも遅れが生じ、結果最終納品が遅れ、重要な顧客を失う可能性も考えられます。

■仕入先管理における統制活動

前述のようなリスクを軽減させる統制活動として、具体的に下記の3つをあげることができます。

1：信用調査の実施

仕入れ先に対して確実な信用調査を行なうことは、統制活動の中でも最重視すべき点です。また取引契約の締結前に行うことが重要です。
◎信用調査会社による、最新経営状況の把握
◎実際に仕入れ先を実際に訪問しての調査活動

リスク管理を徹底している企業では最近、管理部門の担当者が直接出向き、仕入れ先の商品提供能力を把握するケースが目立ってきました。CSR （corporate social responsibility　企業の社会的責任）の面からも、極めて重要な2点と言えるでしょう。

2：信用調査の定期的な実施

仕入先の経営状況なども短期間で急激に変動します。1の信用調査を、2年あるいは3年程度の期間で再度行うことが重要です。

3：取引基本契約書の締結

仕入先との適切な取引を行うために、取引基本契約書を締結する必要があります。

■契約期間
■品質保証
■支払条件
■納期 

などを明確に記載することで、万一の取引上のトラブル回避を図ります。

従来、日本企業の多くが仕入先に関しては「まず信用する」という考えを持って取引を行ってきました。
しかし、現在では国外からの仕入が当たり前になり、企業には一層のリスク管理が要求されているのが事実です。また株式市場や格付機関が、企業評価の尺度としてCSRの視点を取り入れるようになってきました。
こうしたCSRの観点からも、仕入先管理において統制活動をしっかりと行っていくことが重要です。

さて、あなたの企業は大丈夫でしょうか。
一つ一つ確実に整備することで、強固な内部統制を確立してください。
もちろん、Dr.Qもしっかりお手伝いします。

次回は、「発注管理における統制活動」に関して解説します。
Dr.QがITサプリメントをお届けしました。

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