SOX法時代のセキュリティ体制へ…個人情報管理に関する統制活動(2/4)

日本版SOX法に適用する、より安全性の高いシステム構築に向けての具体的な対策、第17回目です。

さて、今回は個人情報の利用と加工における統制活動に関して解説しましょう。

ホームページやフィードバックハガキによって集められた個人情報は、性別や年齢別に分類したり、居住地で絞り込んだりしながら、マーケティング活動や販促活動の有効なソースに変移します。こうしたプロセスを、個人情報の利用と加工と位置づけます。ここで重要なポイントはふたつ。企業は、取得した個人情報を取得時に通知した利用目的以外に利用できません。また、本人の同意なく第三者へ情報を提供することもできません。
個人情報を利用して加工する段階でも、様々なリスクが存在しています。それでは、どのようなリスクが存在して、どのような統制活動が必要なのか、具体的に解説しましょう。

■個人情報の利用と加工におけるリスク

大きく分けて、下記の3つのリスクが想定できます。
◎取得時に通知してない目的で利用してしまうリスク
◎本人の同意を得ずに、個人情報を第三者へと提供してしまうリスク
◎利用・加工段階の不適切な取扱いによって個人情報が漏洩してしまうリスク

いずれも個人情報保護法に抵触する恐れがあります。ケースによっては、カード偽造などの犯罪へと発展する可能性もあり、企業の信頼性維持の面からも非常に重視すべきリスクと言えます。

■個人情報の利用と加工における統制活動

前述のようなリスクを軽減させる具体的な統制活動は下記の4つがあります。

1：利用および加工に関するルールの明確化

下記のような社内ルールを明文化し、全社員への通達と教育を徹底することが重要です。
◎取得時に通知してない目的での利用禁止(二次利用禁止)
◎個人情報を社外に持ち出す際の許可手続

2：IT統制

ルールに頼るだけでなく、つぎのようなIT統制もリスク軽減で有効的です。

◎不正アクセス対策（個人情報のファイル自体にアクセス制御を施し、仮にデータが第三者に渡った場合もファイルを閲覧できないシステムの構築）
◎受け渡し対策（個人情報受け渡し専用の暗号化などを施した安全性の高いシステムの構築）
◎P2Pソフト(ファイル交換ソフト)対策（WinnyなどのP2PソフトがインストールされたクライアントPCでは、個人情報が受け取れない仕組みを持ったシステムの構築）
◎データ持ち出し対策（CD-Rやフラッシュメモリなどの外部記憶デバイスを使って社外にデータを持ち出させないシステムの構築）

3：確認用フローチャートの確立

個人情報が、いつ、だれによって、どのように利用され、また加工されているかを確認することも重要です。対策例として、確認用のフローチャートを作成し、作業記録を保管するなどの手法が考えられます。
フローチャートには、項目には最低でも下記の5つを含めることが要求されるでしょう。

◎利用者名
◎利用期日
◎利用目的(加工目的)
◎利用後(加工後)の保管体制
◎責任者認証

4：管理者による定期的な確認作業

個人情報の利用と加工に関わる各部署の責任者が、個人情報の利用と加工における社内ルール遵守状況を定期的に確認します。

いかがでしょう
このような統制活動を実施することで、リスクを確実に軽減できます。
御社は大丈夫でしょうか。
ひとつひとつ確実に整備することで、強固な内部統制を確立してください。
もちろん、Dr.Qもしっかりお手伝いします。

次回は、「個人情報の保管における統制活動」に関して解説します。
Dr.QがITサプリをお届けしました。

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